2020英语作文写作指导之邮件

Ifyou’rereadingthis,there’sagoodchancethatyouhaveanemailaccount.Youmaywellhaveseveral–perhapsseparateaccountsforprofessionalandpersonalcontacts.

如果你正在阅读这篇文章，你肯定有一个或若干个甚至是不同帐号的私人或办公邮箱。

It’seasytoassumethatweknowhowtouseemaileffectively:it’sbeenaroundforlongenough.Butifyoufindyourselfstrugglingtocommunicateeffectivelybyemail,thesesixtipsshouldhelp:

邮件这样的沟通方式早已经渗入到了我们的生活工作中，因此可以说大多数人都能有效地使用邮件与他人交流。但如果你发现自己还没做得足够有效，我想以下这六点可以帮到你：

1.StartWithanAppropriateSalutation

邮件开头称呼要恰当：

Somepeoplejumpstraightintothetextofanemailwithoutsomuchasa“hi”.It’spolitetoaddasalutation,justasyouwouldwithaletter.Thatmightlooklike:

有些人写邮件不喜欢加称呼，甚至连简单的“你好”都忽略，直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写：

#DearSir/Madam亲爱的先生/女士

#DearMr.Johnson亲爱的约翰逊先生

#HiSue苏，你好

#HelloFred你好，福瑞德

Yoursalutationneedstobeappropriate.Ifyou’rewritingtoaprospectiveemployer,“DearMr.Johnson”isprobablythebestwaytogo.“HiBob”isgoingtolookunprofessional.

称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司，“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。像“你好，鲍勃”更适用于随意的场合。

Butdon’tassumethatformalityisalwaystherightanswer.Ifyou’rewritingtoafriendofafriend,using“Dear”plustheirsurnameisgoingtoseemoddlystilted.

那么，是不是正式的用语就万能呢?绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件，那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。

Ifindoubt,“Dear[firstname]”willusuallyworkjustfine.

当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适，你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。

2.GetStraighttothePoint

直奔主题

Yourcorrespondentwon’twanttowadethroughparagraphsofwaffle–sogetstraighttothepoint.Ifyou’rewritingtosomeoneoutoftheblue,don’tgivethemyourlifestorybeforeyoumakearequest.

相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。

Gettingstraighttothepointmightmeanthatthefirstlineofyouremail(afterthesalutation)lookssomethinglikethis:

直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样：

#I’mworkingonanarticleaboutAcmeWidgetsforXYZpublication,andwonderedifyouhadafewminutestoanswerthefollowingthreequestions.

我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章，不知道您有没有时间回答3个问题呢?

#Couldyousupplymewithaquoteforthefollowingproject?

可否对下面的设计项目进行引证?

#I’dliketodiscusstherevisionswithyou.WouldTuesdayat2pmbeagoodtime?

我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗?

#I’veattachedthedocumentsyourequestedatourmeetingyesterday.

昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。

Youmaywellneedtoincludemoredetails,butifyouputtheimportantpointupfront,youremailismorelikelytogetatimelyresponse.Ifyourquestioncomestoofardown,therecipientmaynotevenrealisethatyouneedareply.

当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。

3.KeepitShort

内容言简意赅

trytokeepyouremailasshortaspossible.Maketheparagraphsshort,too–longparagraphscanbedifficulttoreadandtakein.

尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。

Domakesureyougiveenoughinformationforyourcorrespondenttobeabletomakeadecision,ifthat’srequired.Youmightfindthatit’sbesttoofferthisasanattachment–you’llhavemoreflexibilityoverformatting,andyourcorrespondentcanprintouttheattachmenteasily.

若对方需要通过你的邮件来做决策，那你一定要在邮件中将相关信息写完整。为了能更灵活地排版，你可以把这些信息作成附件形式，以方便对方将其打印出来。

4.UseNumberedPoints

将内容编号

Ifyou’vegotseveralquestionsorpointstomake,it’sveryhelpfultonumberthem.Thismakesiteasyfortheotherpersontorespondtoeachone,especiallyifsomejustrequireayes/noresponseorasinglewordanswer.Forinstance:

对于那些为了咨询或提供各种问题的邮件，最好将问题一点一点的列举出来，以便于他人对每个问题作答，尤其当某些人更倾向于对问题只回答“是”和“否”的时候。例如：

#Couldyouletmeknow:

能否告知：

#1.Howmuchitwouldcostforthewebsitedesign

1.网站设计费用

#2.Howmuchforthewebsitedesignplusatri-foldbrochure

2.网页设计加一份三页宣传册的费用

#3.Whetheryoucouldcomplete#2bytheendofApril

3.您能否在四月底完成第二点所述工作?

It’salsousefultolistyourquestionsorpointsasbulletsinthisway;ifyouwriteasingleparagraph,someofyourquestionsmightgetmissed.

将你的问题或观点用图标的方式罗列出来是很实用的，倘若你用一段话将几个点全部涵盖，那对方有可能会漏看其中的几点。

5.Re-readandUseSpell-Check

重新阅读一遍，校对拼写错误

Atypoorspellingmistakecanturnonewordintoanentirelydifferentone.Ifyou’reusingemailinaprofessionalcapacity,thatmistakecouldbeembarrassing–orevenoffensive.Itmightalterthewholemeaningofyouremail:amissing“not”,forinstance,couldpotentiallycauseproblems.

排版或拼写错误有时能导致对一个单词的误解。尤其当你用邮件来沟通专业性内容时，这样的错误就很尴尬，甚至有些失礼。它可能改变你整个邮件的意思。比如：少写了个“不”，就可能会引起某些问题。

Spell-checkshouldhelpyouavoidanysillymistakes–butuseyoureyesandbraintoo.Thereareplentyofwordsthatspell-checkwon’tpickup.Ifyou’reemailingfromadevicewithpredictivetextandanauto-correctfeature,makesureyoualwaysre-readwhatyou’vetyped.

因此检查拼写将避免你犯这些低级错误，但这里强调——不仅仅用眼睛检查，还得用大脑思考。有些错误不一定能轻易检查出来。如果你的邮件系统有字句联想功能和自动纠错功能，一定要把写出来的内容再通读检查一遍。

6.MakeYourSignatureUseful

充分利用邮件签名

Doyouhaveanemailsignature?(That’sthetextthatappearsautomaticallyatthebottomofyouremail.)Somepeopledon’tuseoneatall;othershaveafunnyquoteorfavoritesaying.

你设置过邮件签名吗(它将会在你每次邮件内容的下方自动生成)?有些人从来都没有使用过它，但我们也看过一些非常有意思和哲理的签名。

Whetheryou’reusingemailforprofessionalorpersonalreasons,makeyoursignatureusefulforbothyouandyourrecipient.Thatmightmean:

无论你是为了工作还是私人聊天，加注签名对你和邮件接收者都有好处，因为这意味着可以：

Givingthelinktoyourwebsite

加上你的网页链接

Includingyourworkaddressand/orphonenumber

写上你的工作地址或电话号码

Addinglinkstoyoursocialmediaaccounts

注上你的社会媒体工具帐号(例如博客，微博，论坛)

Puttinginalinetopromoteyourrecentbook/blog/product

宣传你最新的书籍，博文或产品

Ifyouremailproviderallowsit,youmayevenwanttocreateseveralsignaturestousefordifferentpurposes(e.g.oneforemailingfriends,onefornewbusinesscontacts).

有些邮箱甚至还提供用户根据不同目的设计不同签名的服务(比如：一个对朋友使用，一个对新结识的企业伙伴使用)。